Lebih lanjut mengenai laporan, Yasyin (1997:263) mengemukakan laporan berasal dari kata lapor yang berarti memberi tahu. Kata lapor mendapat imbuhan –an pada Ejaan yang Disempurnakan pada akhir kata sehingga menunjukkan arti benda. Pelaporan dalam konteks Manajemen Berbasis Sekolah diartikan sebagai pemberian atau penyampaian informasi tertulis dan resmi kepada berbagai pihak yang berkepentingan stakeholders, mengenai aktifitas manajemen satuan pendidikan dan hasil yang dicapai dalam kurun waktu tertentu berdasarkan rencana dan aturan yang telah ditetapkan sebagai bentuk pertanggung jawab atas tugas dan fungsi yang diemban oleh satuan pendidikan tersebut.
Laporan bertujuan untuk meningkatkan sejauh mana keberhasilan yang telah dicapai dan kendala yang dihadapi sekolah selama pelaksanaan program MBS. Laporan MBS dilaksanakan setiap akhir tahun pelajaran (jangka pendek) dan 5 tahun (jangka menengah), serta setelah 10 tahun (jangka panjang). Isi laporan mulai dari penyusunan program termasuk visi, misi sekolah, pelaksanaan, dan hasil evaluasi.
Kegiatan pelaporan sebenarnya merupakan kelanjutan kegiatan evaluasi dalam bentuk mengkomunikasikan hasil evaluasi secara resmi kepada berbagai pihak sebagai pertanggung jawaban mengenai apa-apa yang telah dikerjakan oleh sekolah beserta hasil-hasilnya. Tentunya untuk dapat menyusun laporan Kepala Sekolah harus melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program MBS di sekolahnya. Monitoring seharusnya dilakukan secara periodik diarahkan untuk mengetahui pelaksanaan dari program termasuk membantu jika terjadi permasalahan. Monitoring sebaiknya melibatkan Komite Sekolah sebagai lembaga obyektif.
Perlu dipahami bahwa sesuai keperluan dan urgensinya tidak semua hasil evaluasi masuk kedalam laporan (pelaporan). Ada hasil evaluasi tertentu yang pemanfaatannya bersifat internal (untuk kalangan dalam sekolah sendiri), ada yang untuk kepentingan eksternal (pihak luar), bahkan masing-masing stakeholder memerlukan laporan yang berbeda fokusnya. Disamping itu, sebagai dokumen tertulis resmi, yang menyangkut pertanggungjawaban serta reputasi lembaga pendidikan, sungguhpun isinya harus berdsarkan data dan informasi yang benar laporan memiliki tujuan tertentu sesuai dengan peran institusi yang dikirimi atau pembacanya.
Laporan yang disiapkan sekolah terdiri atas laporan pelaksanaan program dan laporan pertanggungjawaban keuangan.
1. Laporan pelaksanaan program
Laporan dibuat secara periodik setiap akhir catur wulan untuk melihat perkembangan dan kendala yang muncul selama pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya dari hasil yang telah dicapai tersebut, dapat dilakukan perbaikan atau perubahan strategi pelaksanaan agar target yang telah ditetapkan dapat tercapai. Pada akhir tahun ajaran hendaknya sekolah membuat laporan lengkap kinerja sekolah secara keseluruhan, tetapi penekanannya tetap pada program yang diajukan melalui proposal MBS. Laporan tersebut akan divalidasi oleh tim penilai untuk mengetahui kebenarannya dan untuk menentukan tindakan selanjutnya. Secara garis besar laporan pelaksanaan program mencakup hal-hal berikut:
a. Pencapaian target yang telah ditetapkan.
Apakah target untuk program tertentu tercapai atau tidak tercapai. Perlu dijelaskan dengan disertai alasan yang rasional/ ketidaktercapaian target bila terjadi. Lebih baik jika membandingkan antara target yang ditetapkan dengan hasil yang dicapai dan masalah serta kendala yang dihadapi.
b. Strategi pelaksanaan.
Apakah strategi yang telah ditetapkan sesuai dengan usulan program atau terdapat perbedaan. Apabila terdapat perbedaan atau perubahan, perlu dijelaskan alasannya dan bagaimana hasil yang diperoleh setelah adanya perubahan tersebut. Perubahan strategi selalu dimungkinkan untuk disesuaikan dengan perkembangan dalam pelaksanaan kegiatan.
c. Pelaksanaan kegiatan.
Perlu dilaporkan secara singkat dimana dan kapan pelaksanaan program serta siapa penanggungjawabnya. Berapa jumlah guru, siswa atau staf lainnya yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Apabila dalam pelaksanaan program melibatkan masyarakat (pihak luar) perlu dijelaskan sejauh mana keterlibatan dan apa kontribusinya terhadap program tersebut.
d. Dampak program.
Setelah pelaksanaan program peningkatan mutu selama satu tahun, dampak positif dan negatif apasaja yang muncul dan dirasakan, baik dampak terhadap guru, terhadap siswa, terhadap sekolah secara keseluruhan atau terhadap masyarakat di lingkungan sekolah.
e. Kendala selama pelaksanaan.
Selama pelaksanaan program mungkin terdapat kendala yang diperkirakan atau tidak diperkirakan sebelumnya (dan itu wajar). Untuk itu perlu dijelaskan apa adanya disertai dengan jalan keluar yang dilakukan oleh sekolah sebagai upaya pengatasannya. Hal itu perlu dilaporkan untuk dijadikan sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan tahap berikutnya.
f. Saran.
Sekolah dapat menyampaikan saran perbaikan untuk penyempurnaan dalam pelaksanaan program MBS tahun berikutnya.
2. Laporan pertanggungjawaban keuangan
Dana bantuan operasional manajemen mutu (BOMM) yang diberikan oleh pemerintah melalui direktorat Dikmenum kepala sekolah, selain merupakan bantuan untuk memenuhi sebagian biaya operasional peningkatan mutu pendidikan, juga dimaksudkan seebagai perangsang tumbuhnya partisipasi masyarakat dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan. dengan makin meningkatnya partisipasi masyarakat (dalam berbagai bentuk) untuk mendukung operasional sekolah dan perhatian terhadap peningkatan mutu, maka pada gilirannya sekolah diharapkan menjadi lebih mandiri serta dapat melakukan swadana dalam pengelolaan pembiayaan sekolah. Seperti dana-dana pemerintah pada umumnya, sekolah menerima dana BOMM wajib mengadministrasikan dan mempertanggungjawabkan bantuan tersebut sesuai aturan yang berlaku. Administrasi dan laporan pertanggungjawaban tersebut harus diwujudkan dalam bentuk tertulis dan sikap untuk diverifikasi.
Untuk memudahkan dan melancarkan proses administrasi serta penanggungjawaban, disusun panduan administrasi dan pertanggungjawaban keuangan sebagai pedoman untuk melakukan pelaporan atas penggunaan dana BOMM. Selain itu panduan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya pembuatan laporan pertanggungjawaban keuangan MBS yang baik dan transparan. Apabila dalam pelaksanaan suatu program digunakan dana lain (bukan dana BOMM) secara bersama-sama, maka harus ditunjukkan dalam laporan.
Uraian berikut menggambarkan tujuan secara rinci tujuan, syarat-syarat administratif dan formulir administrasi dan pelaporan.
a. Umum
Dana BOMM adalah dana negara, dengan demikian pertanggungjawabannya adalah sesuai dengan ketentuan keuangan negara yang berlaku. Sedangkan berkaitan dengan pajak, atas semua transaksi yang dilakukan oleh sekolah dengan menggunakan dana BOMM tetap dikenakan pajak sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
Pelaksanaan program MPMBS adalah realisasi atas usulan program yang diajukan oleh sekolah dan telah mendapat persetujuan dari direktorat dikmenun. Hal ini termasuk juga di dalam keuangan. Realisasi keuangan yang dilakukan adalah berdasarkan anggaran yang telah disusun dalam usulan program. Anggaran yang dibuat oleh sekolah dimaksudkan untuk pengendalian keuangan, namun dalam realisasi kegiatannya dimungkinkan pelaksanaan program atau pengeluaran keuangan tidak sama dengan anggarannya. Untuk itu perlu diperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut:
1) Pergeseran anggaran atau pengurangan kegiatan agar dilaporkan kepada Direktorat Dikmenum.
2) Penambahan kegiatan dan/ atau anggaran (lebih dari 10% dari jumlah semula) harus mendapat persetujuan Direktorat Dikmenum.
Semua perubahan atau pergeseran di atas harus disertai dengan penjelasan. Dana BOMM tidak harus habis pada akhir tahun anggaran dan juga tidak harus habis pada akhir tahun ajaran. Sisa anggaran tetap menjadi milik sekolah dan digunakan sebagai modal awal paa tahun ajaran berikutnya. Efisiensi penggunaan anggaran harus mendapat perhatian sungguh-sungguh.
b. Mekanisme pelaporan
Pelaporan pelaksanaan program MBS dilakukan secara periodik, yaitu setiap caturwulan bersama-sama dengan laporan pelaksanaan kegiatan, paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya setelah catur wulan yang dilaporkan. Laporan tersebut harus sudah diperiksa oleh BP3 mengenai keakuratan dan kebenarannya.
1) Laporan keuangan harus dikirim ke Direktorat Dikmenum dengan tembusan dikirim ke Bidang Dikmenum Kanwil dan Kandep Diknas Kabupaten/ Kodya.
2) Laporan tersebut harus dikirim per catur wulan bersama dengan laporan pelaksanaan program MPMBS tanpa dilampiri dengan bukti/ dokumen pengeluaran, baik asli maupun copynya.
3) Bukti atau dokumen realisasi pengeluaran disimpan disekolah, namun siap untuk diperiksa setiap saat oleh tim monitoring.
4) Laporan tetap dibuat dan dikirimkan walaupun tidak/ belum ada realisasi pengeluaran dari dana BOMM yang telah diterima.
Sekian artikel mengenai Pengertian Laporan Manajemen Berbasis Sekolah, yang dapat kalian jadikan acuan untuk belajar.
Lihat juga:
Kumpulan Artikel Tentang Manajemen