Semua kegiatan di sekolah pada akhirnya ditujukan untuk membantu peserta didik mengembangkan dirinya. Upaya itu akan optimal jika peserta didik itu secara sendiri berupaya aktif mengembangkan diri sesuai dengan program-program yang dilakukan sekolah. Oleh karena itu sangat penting untuk menciptakan kondisi agar peserta didik dapat mengembangkan diri secara optimal. Sebagai pemimpin di sekolah, kepala sekolah memegang peran penting dalam menciptakan kondisi tersebut.
Dengan begitu, Manajemen peserta didik itu bukanlah dalam bentuk pencatatan data peserta didik saja, melainkan meliputi aspek yang lebih luas yang secara operasional dapat digunakan untuk membantu kelancaran upaya pertumbuhan dan perkembangan peserta didik melalui proses pendidikan di sekolah.
Ruang lingkup manajemen peserta didik, yaitu :
a. Analisis kebutuhan peserta didik
Langkah pertama adalah melakukan analisis kebutuhan, yaitu penetapan siswa yang dibutuhkan oleh lembaga pendidikan (sekolah). Kegiatan yang dilakukan dalam langkah ini adalah :
1) Merencanakan jumlah peserta didik yang akan diterima
Penentuan jumlah peserta didik yang akan diterima perlu dilakukan sebuah lembaga pendidikan, agar layanan terhadap peserta didik bisa dilakukan secara optimal. Besarnya jumlah peserta didik yang akan diterima harus mempertimbangkan hal-hal berikut :
• Daya tampung kelas atau jumlah kelas yang tersedia. Berapa calon jumlah siswa yang akan diterima sangat bergantung pada jumlah kelas atau fasilitas tempat duduk yang tersedia. Penerimaan siswa baru pada umunya hanya untuk kelas permulaan. Jumlah peserta didik dalam satu kelas (ukuran kelas) berdasarkan kebijakan pemerintah berkisar antara 40-45 orang. Sedangkan ukuran kelas yang ideal secara teoritik berjumlah 25-30 peserta didik tiap kelas.
• Rasio murid dan guru. Yaitu perbandingan antara banyaknya peserta didik dengan guru perfultimer. Secara ideal rasio murid dan guru adalah 1 : 30
2) Menyusun program kegiatan kesiswaan
Penyusunan program kegiatan bagi siswa selama mengikuti pendidikan disekolah harus didasarkan kepada :
• Visi dan misi lembaga pendidikan (sekolah) yang bersangkutan
• Minat dan bakat peserta didik
• Sarana dan prasarana yang ada
• Anggaran yang tersedia
• Tenaga kependidikan yang tersedia
b. Rekruitmen peserta didik
Rekruitmen peserta didik di sebuah lembaga pendidikan (sekolah) pada hakikatnya adalah merupakan proses pencarian, menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk menjadi peserta didik dilembaga pendidikan (sekolah) yang bersangkutan.
Kebijakan dalam penerimaan peserta didik:
1. Undang-undang Dasar 1945. Dalam UUD 1945 disebutkan pada alinea ke empat bahwa salah satu tujuan pemerintah Negera Indonesia adalah untuk “mencerdaskan kehidupan bangsa”
2. Undang-undang Pokok pendidikan no. 4 tahun 1950. Undang-undang ini dikenal juga sebagai undang-undang no.12 tahun 1954. BabXI pasal 17 berbunyi “Tiap-tiap warga negara Republik Indonesia mempunyai hak yang sama untu diterima menjadi murid suatu sekolah, jika memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan untuk pendidikan dan pengajaran pada sekolah itu”
Langkah-langkah rekruitmen peserta didik (siswa baru) adalah sebagai berikut :
1) Pembentukan panitia penerimaan siswa baru. Pembentukan panitia ini disusun secara musyawarah dan terdiri dari semua unsur guru, tenaga tata usaha dan dewan sekolah/ komite sekolah.
2) Pembuatan dan pemasangan pengumuman penerimaan peserta didik baru yang dilakukan secara terbuka. Pengumuman penerimaan siswa baru ini berisi hal-hal berikut :
• Gambaran singkat sekolah yang meliputi : sejarah sekolah ,visi dan misi sekolah, kelengkapan fasilitas sekolah, tenaga kependidikan yang dimiliki serta hal-hal lain yang perlu disampaikan pada calon pelamar.
• Persyaratan pendaftaran siswa baru minimal meliputi : surat sehat dari dokter, ada batasan usia yang ditunjukkan dengan akte kelahiran (TK maksimal 6 tahun, SD maksimal 12 tahun, SLTP maksimal 15 tahun, SLTA maksimal 18 tahun), surat keterangan berkelakuan baik, salinan nilai (raport/STTB/nilai UAN) dari sekolah sebelumnya, melampirkan pas foto (3×4 atau 4×6).
• Cara pendaftaran. Ada dua cara yaitu secara individu oleh masing-masing calon peserta didik yang datang ke sekolah yang dituju atau secara kolektif oleh pihak sekolah dimana peserta didik sekolah sebelumnya
• Waktu pendaftaran, yang memuat kapan waktu pendaftaran dimulai dan kapan waktu pendaftaran diakhiri. Waktu pendaftaran ini meliputi hari, tanggal dan jam pelayanan.
• Tempat pendaftaran. Hal ini mementukan dimana saja peserta didik dapat mendaftarkan diri.
• Berapa uang pendaftaran dan kepada siapa uang tersebut diserahkan (melalui petugas pendaftaran atau bank yang ditunjuk) serta bagaimana pembayarannya (tunai atau diangsur).
• Waktu dan tempat seleksi yang meliputi waktu pengumuman hasil seleksi dan dimana calon peserta didik dapat memperolehnya.
c. Seleksi peserta didik
Seleksi peserta didik adalah kegiatan pemilihan calon peserta didik untuk menentukan diterima atau tidaknya calon peserta didik menjadi peserta didik di sekolah tersebut berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Seleksi peserta didik perlu dilakukan terutama bagi lembaga pendidikan (sekolah) yang calon peserta didiknya melebihi daya tampung yang tersedia dilembaga pendidikan tersebut. Adapun cara seleksi yang dapat digunakkan adalah :
1. Melalui tes atau ujian. Adapun tes ini meliputi psiko tes, tes jasmani, tes kesehatan, tes akademik atau tes ketrampilan.
2. Melalui penelusuran Bakat Kemampuan. Yang dimaksud dengan bakat kemampuan ialah pembawaan-pembawaan yang menunjukkan adanya potensi-potensi yang bagus. Penelusuran ini biasanya didadarkan pada prestasi yang diraih oleh calon peserta didik dalam bidang olah raga atau kesenian.
3. Berdasarkan nilai STTB atau nilai UAN. Sistem penerimaan ini menggunakkan nilai-nilai hasil ujian akhir sebagai dasar kriteria untuk penentuan penerimaan siswa baru. Berdasar nilai akan diperingkat dari calon siswa yang mendaftar, ditentukan siapa-siapa yang akan diterima sebagai siswa baru disuatu sekolah.
4. Pindah sekolah. Mengenai perpindahan siswa dari suatu sekolah ke sekolah lain biasana ada pedoman-pedoman peraturan yang harus diikuti.
d. Orientasi
Orientasi peserta didik adalah kegiatan penerimaan siswa baru dengan mengenalkan situasi dan kondisi lembaga pendidikan tempat peserta didik itu menempuh pendidikan. Situasi dan kondisi menyangkut lingkungan fisik sekolah dan lingkungan sosial sekolah.
Tujuan diadakan orientasi bagi peserta didik antara lain:
• Agar peserta didik lebih mengerti dan mentaati segala peraturan yang berlaku di sekolah
• Agar peserta didik dapat berpartisipasi aktif dalam kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan sekolah
• Agar peserta didik siap menghadapi lingkungannya yang baru baik secara fisik, mental dan emosional sehingga ia merasa betah dalam mengikuti proses pembelajaran di sekolah serta dapat menyesuaikan dengan kehidupan di sekolah. Orientasi sering disebut juga sebagai MOS, MOPD, POS dan lain-lain.
e. Penempatan peserta didik (Pembagian kelas)
Sebelum peserta didik mengikuti proses pembelajaran, terlebih dahulu perlu ditempatkan atau dikelompokkan dalam kelompok belajarnya. Pengelompokkan peserta didik pada sekolah-sekolah sebagian besar didasarkan pada sistem kelas.
William A. Jeager mengelompokkan peserta didik berdasarkan:
• Fungsi integrasi yaitu pengelompokkan yang didasarkan pada kesamaan-kesamaan yang ada pada peserta didik. Pengelompokkan didasarkan pada jenis kelamin, umur dan sebagainya. Pengelompokkan berdasarkan fungsi ini menghasilkan pembelajaran yang bersifat klasik.
• Fungsi perbedaan, yaitu pengelompokkan peserta didik didasarkan pada perbedaan-perbedaan yang ada dalam individu peserta didik, seperti minat, bakat, kemampuan dan sebagainya. Pengelompokan ini menghasilkan pembelajaran individual.
Menurut Hendyat Soetopo, dasar pengelompokkan peserta didik ada lima yaitu:
• Friendship grouping, yaitu pengelompokan peserta didik didasarkan pada kesukaan di dalam memilih teman antar peserta didik itu sendiri.
• Achievement grouping, yaitu pengelompokkan peserta didik didasarkan pada prestasi yang dicapai oleh siswa.Aptitude grouping, yaitu pengelompokan peserta didik atas kemampuan dan bakat yang sesuai dengan apa yang dimiliki oleh peserta didik itu sendiri.
• Attention or interest grouping, yaitu pengelompokkan peserta didik didasarkan atas perhatian atau minat yang didasari kesenangan peserta didik itu sendiri.
• Intelligence grouping, yaitu pengelompokkan peserta didik yang didasarkan atas hasil tes intelegensi yang diberikan kepada peserta didik itu sendiri.
f. Kehadiran peserta didik disekolah
Kehadiran disebut juga presensi peserta didik. Presensi mengandung dua arti, yaitu masalah kehadiran disekolah dan ketidakhadiran disekolah. Hal itu merupakan hal yang penting masalah penting dalam pengelolaan siswa disekolah, karena berhungan erat dengan prestasi belajar peserta didik. Kehadiran kurang dari 80% tidak diperkenankan mengikuti ujian
Faktor-faktor penyebab ketidak hadiran peserta didik
Faktor-faktor ketidakhadiran siswa umumnya dibedakan dalam dua jenis yaitu faktor kesehatan dan non kesehatan. Faktor kesehatan biasanya anak sering mengalami sakit-sakitan sehingga ia tidak dapat hadir dalam pembelajaran di kelas. Faktor non kesehatan ada bermacam-macam hal yang melatarbelakanginya misalnya, siswa harus membantu urusan keluarga dirumah, diajak pergi oleh orang tua atau keluarga yang lain, dan sebagainya.
Sumber-sumber penyebab ketidakhadiran peserta didik
Sumber-sumber penyebab ketidakhadiran siswa disekolah bisa dibedakan dalam empat jenis yaitu, lingkungan sekolah, lingkungan rumah tangga, lingkungan masyarakat, dan lingkungan siswa itu sendiri.
g. Pembinaan dan pengembangan peserta didik
Langkah berikutnya dalam manajemen peserta didik adalah melakukan pembinaan dan pengembangan terhadap peserta didik. Pembinaan dan pengembangan peserta didik ini dilakukan sehingga anak mendapatkan bermacam-macam pengalaman belajar untuk bekal di masa yang akan datang. Lembaga pendidikan (sekolah) dalam pembinaan dan pengembangan peserta didik biasanya melakukan kegiatan yang disebut kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.
Kegiatan kurikuler adalah semua kegiatan yang telah ditentukan di dalam kurikulum yang pelaksaannya dilakukan pada jam-jam pelajaran. Sedangkan kegiatan ekstrakurikuler merupakan kegiatan peserta didik yang dilaksanankan diluar ketentuan yang telah ada diluar kurikulum. Kegiatan ekstrakurikuler ini biasanya terbentuk berdasarkan bakat dan minat yang dimiliki oleh peserta didik.
Dalam kegiatan pembinaan dan pengembangan ini peserta didik diproses untuk menjadi manusia yang diharapkan sesuai dengan tujuan pendidikan. Bakat, minat dan kemampuan peserta didik harus ditumbuh kembangkan secara optimal melalui kegiatan kurikuler dan ekstrakulikuler. Keberhasilan pembinaan dan pengembangan peserta didik diukur melalui proses penilaian yang dilakukan oleh lembaga pendidikan. Ukuran yang sering dilakukan adalah naik kelas dan tidak naik kelas bagi peserta didik yang belum mencapai tingkat akhir. Penilaian yang dilakukan oleh guru tentu saja didasarkan prinsip-prinsip penilaian yang berlaku di lembaga pendidikan tersebut
h. Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan dimulai sejak peserta didik diterima di sekolah tersebut sampai mereka tamat atau meninggalkan sekolah tersebut. Pencataan tentang kondisi peserta didik perlu dilakukan agar pihak lembaga dapat memberikan bimbingan yang optimal pada peserta didik. Sedangkan pelaporan dilakukan sebagai wujud tanggung jawab lembaga agar pihak-pihak terkait dapat mengetahui perkembangan peserta didik di lembaga terkait. Untuk melakukan pencatatan dan pelaporan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang dapat mempermudah, berupa
Buku induk siswa
Buku ini disebut juga buku pokok atau stambuk. Buku ini berisi catatan tentang peserta didik yang masuk pada sekolah tersebut. Setiap pencatatan peserta didik disertai dengan nomor pokok/stambuk dan dilengkapi dengan data-data lain peserta didik.
Buku klapper
Buku ini sangat penting karena kita dapat mencari siswa yang masih ada/belajar di sekolah pada saat ini ataupun untuk mencari nomor induk siswa yang telah tamat atau pernah belajar di mdrasah tersebut. Catatan pada buku tersebut diberikan batas pada setiap tahuh pelajaran. Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk, memuat data murid yang penting-penting. Pengisianya dapat di ambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk itu. Disini daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama dari buku klaper adalah untuk memudahkan mencari Data murid, apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah di temukan dalam buku klaper karena nama murid disusun menurut abjad.
Daftar presensi
Buku mutasi yaitu buku yang digunakan untuk mencatat adanya murid-murid yang pindah, baik pindah ke sekolah lain (mutasi ekstern), maupun masih dalam lingkungan sekolah terebut (mutasi intern)Daftar hadir siswa dapat dibuat sesuai kebutuhan dan diisi setiap hari, selanjutnya di rekap setiap bulan. Kehadiran siswa penting artinya dalam rangka pembinaan disiplin siswa dan pemberian materi pelajaran yang belum di pelajari akibat ketidakhadiranya (secara jelas dibahas pada pegelolaan absensi). Absensi siswa dapat dijadikan tolak ukur tingkat kedisiplinan siswa.
Daftar mutasi peserta didik
Buku mutasi rutin diisi setiap awal dan akhir bulan, hal ini sangat membantu dalam pembuatan laporan keadaan siswa setiap bulan/triwulan/tahun. Ditutup tiap akhir bulan ditandatangani oleh kepala madrasah/Kepala tata usaha.
Buku catatan pribadi peserta didik
Daftar nilai
Buku legger
Buku daftar kelas/legger digunakan untuk mencatat biodata setiap siswa dalam satu kelompok belajar siswa, termasuk nilai rapor setiap siswa dn setiap catur wulan. Sebenarnya buku ini pada setiap akhir tahun pelajaran, buku daftar kelas seluruhnya ( kelas 1-V1 untuk MI, kelas 1- III untuk MTs, dan MA) dibendel menjadi satu buku, sehingga merupakan kumpulan buku-buku daftar kelas satu tahun pelajaran. Hal ini untuk menghindari tercecer atau hilang data siswa khususnya data nilai belajar.
Buku rapport
Buku raport berfungsi untuk melihat kemajuan siswa setiap jangka waktu tertentu (catur wulan). Raport diberi nomor sei agar tidak disalahgunakan.
i. Kelulusan dan alumni
Proses kelulusan adalah kegiatan paling akhir dari manajemen peserta didik. Kelulusan adalah pernyataan dari lembaga pendidikan tentang telah diselesaikannya program pendidikan yang harus diikuti oleh peserta didik. Setelah peserta didik selesai mengikuti seluruh program pendidikan di suatu lembaga pendidikan dan berhasil lulus dan ujian akhir, maka kepada peserta didik itu diberikan surat keterangan lulus atau sertifikat. Umumnya surat keterangan tersebut sering disebut ijazah atau SuratTanda Tamat Belajar (STTB).
Ketika peserta didik sudah lulus, maka secara formal hubungan antara peserta didik dengan lembaga telah selesai.
Sekian artikel dari Tugas Sekolah Dan Kuliah mengenai Ruang Lingkup Manajemen Kesiswaan, yang dapat kalian jadikan acuan untuk belajar.
Lihat juga:
Kumpulan Artikel Tentang Manajemen